Mes documents engageants pour l’entreprise necessitent une attention tres particuliere.

on doit nos couvrir, assurer un disponibilite, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue de plus et puis dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de moment ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations sont au fera des enjeux du records management. Il faut penser que ce terme anglo-saxon n’a jamais vraiment ete adopte, surtout par les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire tout simplement de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des informations. «Le records management, c’est l’archivage de l’ensemble des documents d’entreprise qui peuvent faire office de preuve et, votre, pendant un delai reglementaire impose avec le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais depuis tres peu de questions a se poser, on cause vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Ils font, a votre moment-la, une vraie demarche encadree avec les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a Notre gestion des documents engageants Afin de l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi les petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de votre notion, quand elles ne l’ignorent tout juste pas ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent au sein des armoires et nos documents electroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont d’une valeur, puis les confie dans bon nombre de cas aux experts-comptables : on voit de fait une certaine forme d’externalisation, votre systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors de la zone de gouvernance des responsables», observe Olivier Detour.

Notre sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse firme, un projet de records management reste formule de facon politique, on parle gestion des risques, archivage, on definit des objectifs pour les utilisateurs, a travers une vision fort orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise sur l’operationnel, on s’interroge dans l’apport d’un systeme d’archivage d’un avis pratique : en tant qu’editeur, notre discours ne a alors plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permettra d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo puisqu’il ne voiture aucun notions de ROI. Dans cette categorie d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il faudra convaincre que J’ai mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources pour la GED tout en centralisant nos operations de conservation.»

« Les outils de records management ne font nullement la politique d’archivage mais se mettent a son service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fera l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des donnees. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes sont De surcroi®t qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des renseignements). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles paraissent parfois mal informees et mal organisees».

A travers le record management, ces firmes cherchent a orchestrer J’ai outpersonals appli conservation de documents qu’elles veulent pouvoir reutiliser ulterieurement, autrement devoile des documents archives. Tous les documents ne semblent nullement toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve ainsi que gestion pour un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose sur les outils fournis par une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’une solution, des fonctions qui permettront de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre avec un referentiel de conservation, une brique qui vise a garantir une bonne gouvernance des records geres avec l’application. Ce referentiel identifie l’ensemble des activites d’une firme sous le prisme des departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit Afin de chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Les regles ainsi definies sont automatiquement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est pas mort, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, ils font 2 belles etapes, la realisation et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president une Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La premiere commence des la creation du document et consiste a renseigner les conditions d’une conservation de ce document un coup qu’il devra etre archive. Depuis des le commencement une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’evoluer au temps. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus vraiment approprie, le terme de conservation securisee de informations numeriques est plus qui correspond : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on reste face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier votre flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est capable de pouvoir verifier reellement facilement un caractere authentique, un origine et un integrite».